9 conseils pour organiser et protéger vos précieux documents
Malgré l’arrivée de la technologie dans nos vies, il y a toujours des documents physiques précieux que nous voulons protéger et organiser. Et ce, car ils sont considérés comme impossibles à remplacer.
Il est donc impératif de prendre certaines mesures qui réduisent le risque de perdre des documents. Découvrez ci-dessous les conseils les plus pertinents à ce sujet.
Les meilleures habitudes pour organiser et protéger vos précieux documents
Oui, nous le savons, les classeurs appartiennent au passé, tout comme les annuaires téléphoniques. Alors la question se pose de savoir comment stocker et protéger nos précieux documents ? Ne désespérez pas, nous vous donnons quelques conseils pertinents ci-dessous.
1. Classez vos précieux documents
La catégorisation des documents est la première étape. Ainsi, lorsque vous en aurez besoin, vous pourrez les trouver plus facilement. Voici les principales catégories :
- Famille : certificats de naissance, adoptions, passeports, carte de groupe sanguin, dossiers médicaux, polices d’assurance, contrats, entre autres.
- Véhicules : la facture d’achat, les reçus de paiement, le contrat de vente, l’assurance automobile, entre autres.
- Résidence principale et autres propriétés : documents liés à la propriété, contrat de location, quittances de paiement des services, plans de la maison, entre autres.
2. Remplacez les documents perdus
Vous avez peut-être perdu un document précieux et vous ne vous en êtes rendu compte que lorsque vous avez décidé de mettre de l’ordre dans vos papiers importants. Restez calme ; essayez de le remplacer dès que possible.
Dans la plupart des cas, ce processus est rapide. L’important est que vous fassiez le nécessaire pour avoir vos documents à portée de main. Et s’il n’est pas possible à l’organisme de vous délivrer un document original, ils sont au moins obligés de fournir une copie certifiée conforme.
3. Détruisez les informations de la bonne manière
Il est possible qu’au cours du processus de sélection des documents, vous tombiez sur des documents qui ne sont plus valides Vous devez juste vous assurer que ceux-ci ne se retrouvent pas entre de mauvaises mains, notamment s’ils contiennent des informations personnelles.
Pour cela, il est recommandé d’utiliser une déchiqueteuse ou, à défaut, de rendre illisibles les données personnelles. Si ces informations sont archivées numériquement, prenez les mesures nécessaires pour effacer du disque dur ce qui ne doit être révélé à personne.
4. Retirez tous les objets en acier si vous souhaitez protéger vos précieux documents
Pour regrouper certains documents, nous utilisons parfois des accessoires, tels que des trombones. Mais ces accessoires ne sont pas recommandés, car ils peuvent abîmer des documents importants. Utilisez des enveloppes si vous pensez qu’il est nécessaire de regrouper certains documents.
5. Procurez-vous des lutins
Ces accessoires sont parfaits pour diviser des documents, même vos vieilles photos de famille, car ils sont sans acide. Contrairement aux albums classiques, par exemple.
6. Gardez tout au même endroit
Une fois les documents regroupés selon leur catégorie, l’idéal est de les conserver tous au même endroit. Vous pouvez avoir recours à un classeur en accordéon, composé de différents matériaux. Il y a aussi des boîtes spécialement conçues à cet effet, certaines disposent même d’une protection incendie.
L’important est que tous vos documents importants soient conservés ensemble. Vous pourrez ainsi les localiser facilement.
7. Choisissez un endroit sans humidité
Le papier ne s’entend pas bien avec l’eau, la température idéale de conservation oscille donc entre 18 et 20 degrés Celsius. Recherchez un endroit ventilé où les facteurs pouvant générer de l’humidité sont exclus.
Gardez également à l’esprit que le papier est sensible à la chaleur et à la lumière artificielle. Vous pouvez donc avoir recours à des enveloppes. Cela maintiendra également la poussière à distance.
8. Numérisez les papiers pour protéger les documents de valeur
Numériser les documents importants et les télécharger sur le cloud est une décision très intelligente. Gardez à l’esprit que les disques durs et clés USB peuvent cesser de fonctionner.
9. Gardez une trace de vos fichiers
Vous avez déjà organisé vos documents. C’est donc le moment de prendre des notes sur la localisation de chaque document à l’aide d’un crayon et de papier ou de votre ordinateur. Ainsi, si vous avez besoin qu’un membre de la famille accède à l’information, il pourra le faire sans problème.
Assurez-vous qu’il s’agit d’une personne de confiance.
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L’importance de bien protéger les précieux documents
Un mauvais stockage des documents peut entraîner une détérioration rapide du matériau. D’autre part, il faut tenir compte de l’existence d’insectes qui endommagent les documents, tels que Lepisma ou les poissons d’argent. Ceux-ci se nourrissent généralement de papier.
Pensez à saupoudrer et à déplacer les dossiers où vous conservez les documents de temps à autre. Un jour vous en aurez besoin et vous vous remercierez d’avoir pris ce temps pour tout bien organiser.