La technique des 5 pourquoi : quand est-elle utilisée ?

En raison de la simplicité de son application, la technique des 5 pourquoi est largement utilisée dans les contextes organisationnels. En quoi consiste-t-elle ? Nous le détaillons ici.

Rédigé et vérifié par la psychologue Maria Fatima Seppi Vinuales.

Dernière mise à jour : 15 décembre, 2022

Comment améliorer quelque chose qui fonctionne mal dans une entreprise ? Combien de temps cela peut-il prendre pour le faire ? Tout dépend de la solution utilisée. A cette occasion, nous voulons souligner les avantages de la technique des 5 pourquoi, une méthode avec laquelle la relation de cause à effet sous-jacente des conflits est explorée pour arriver à leur origine.

En d’autres termes, c’est un outil qui permet la participation collective des différents acteurs impliqués pour suivre les causes jusqu’à atteindre l’origine du problème. Comme elle n’implique pas de grandes ressources pour son application, elle est largement utilisée dans différents domaines de travail. Voyons en détail de quoi il s’agit.

Qu’est-ce que la technique des 5 pourquoi ?

“The 5 Whys” est une technique de résolution de problèmes, créée par Sakichi Toyoda, qui a été appliquée pour la première fois dans l’usine de véhicules Toyota dans le but d’optimiser la production. En particulier, elle vise à découvrir quels sont les obstacles qui retardent ou empêchent l’amélioration des performances.

C’est une méthode qui cherche à aller au-delà des causes apparentes. Elle consiste à demander 5 pourquoi à propos d’un problème. De cette façon, elle essaie d’aller à la racine pour comprendre qu’il y a ce qui fonctionne comme un effet de cascade et qui déclenche ou entretient le reste des problèmes.

Ainsi, une fois l’origine identifiée, il est possible d’intervenir pour changer la situation. C’est une technique recommandée pour trouver les causes, pas à un stade de conception ou de développement.

Importance et avantages de la technique des 5 pourquoi

Grâce à la technique des 5 pourquoi, toute la chaîne de résultats entre la cause et l’effet est explorée. Cela apporte plusieurs avantages. Ensuite, nous les détaillons.

Explorer différentes causes et solutions

Lorsque l’on commence à enquêter sur différentes causes, des difficultés et des obstacles surviennent qui ont à voir avec de multiples problèmes. De cette façon, ce n’est pas une lecture linéaire, mais elle peut être enrichie de différents composants.

Avec ce qui précède, il y a plus de chances de pouvoir faire des ajustements et de réussir les solutions ou améliorations mises en œuvre.

Donne un aperçu des problèmes

Cette technique ne réduit pas un problème à une cause immédiate. En explorant toute sa complexité, elle offre une vision globale et, par conséquent, conduit à des solutions plus optimales.

Elle est facile à appliquer

Un autre avantage est lié à la simplicité d’application. Grâce à des questions simples, il est possible de clarifier un problème que personne n’avait peut-être remarqué auparavant.

Ce qu’il faut prendre en compte, c’est qu’il faut parler aux bonnes personnes, qui connaissent les processus et qui y participent activement pour utiliser leurs connaissances.

Augmente le bien-être des employés

Le fait de s’intéresser à la mise en place d’améliorations en milieu de travail n’est pas seulement lié à la productivité au niveau économique, mais aussi à l’amélioration du bien-être et de la motivation des employés. Cela évite les problèmes de travail, qui conduisent plus tard à l’absentéisme.

Comment appliquer la technique des 5 pourquoi dans la résolution de problèmes

Pour appliquer la technique des 5 pourquoi, il convient de constituer un groupe de travail, afin d’avoir une vision collective et des points de vue différents sur l’origine du problème. Puis les questions commencent à se poser.

A partir des différents pourquoi qui se présentent, il est possible de penser à une sorte de schéma qui permet de visualiser les causes. Il convient d’utiliser un tableau noir pour que chacun puisse le visualiser et, surtout, pour que chacun puisse apporter de nouvelles causes ou foyers du conflit.

Ensuite, les interventions les plus urgentes et nécessaires sont priorisées, car il n’est pas possible de tout traiter en même temps. Bien sûr, une fois que vous avez décidé des actions à entreprendre, vous devez exécuter les modifications et surveiller leur impact.

Il est également idéal d’expliquer la raison pour laquelle cette technique est utilisée, afin que les interviewés puissent être calmes. Ce n’est pas un outil qui cherche à culpabiliser, mais à comprendre comment et pourquoi les choses fonctionnent ainsi.

Maintenant, il faut garder à l’esprit que bien qu’il y ait 5 pourquoi, l’essentiel est de pouvoir trouver la cause-problème. Parfois, cela signifie contre-interroger plus ou moins que ce nombre. Au passage, il faut savoir identifier les réponses sur lesquelles il faut s’attarder davantage et celles sur lesquelles il faut savoir avancer et approfondir un peu plus.

Exemples d’application de la technique des 5 pourquoi

Regardons quelques exemples d’utilisation de la technique des 5 pourquoi

Exemple 1

• Pourquoi les employés ne déposent-ils pas leurs déclarations à temps ? Parce qu’ils ont de nombreuses réunions par jour.
• Pourquoi ont-ils autant de réunions par jour ? Parce qu’ils doivent partager l’avancement de leurs activités.
• Pourquoi doivent-ils partager l’avancement de leurs activités ? Parce qu’ils ne disposent pas d’un système de communication et de gestion de l’information dans lequel ils peuvent télécharger lesdites avances.
• Pourquoi n’ont-ils pas un système de communication et de gestion de l’information où ils peuvent télécharger ces avances ? Parce qu’il n’y a pas d’investissement.
• Pourquoi n’y a-t-il pas d’investissement ? Parce que le territoire ne soulève pas la nécessité de changer ses processus

De cette façon, à partir de toutes ces questions, on détecte que la cause originelle est due au fait que la zone de travail ne considère pas la nécessité de modifier ses processus pour les rendre plus efficaces.

Ainsi, en sachant quelle est la cause qui empêche un meilleur fonctionnement, il est possible de penser à la résoudre d’une manière ou d’une autre et d’améliorer l’organisation.

Exemple #2

• Pourquoi tant de réclamations clients ? Parce qu’il y a des retards dans la livraison des produits.
• Pourquoi y a-t-il des retards de livraison ? Parce qu’il n’est pas possible d’assembler les colis à temps.
• Pourquoi les colis ne sont-ils pas assemblés à temps ? Parce qu’il y a peu de personnel.
• Pourquoi y a-t-il si peu de personnel ? Parce que les ressources humaines n’ont pas lancé de processus de recherche.
• Pourquoi ne l’ont-ils pas fait ? Parce qu’ils n’ont pas assez de personnel.

Ici, il est également possible d’identifier la raison des retards qui affectent la qualité du service et ce qui peut être fait à ce sujet.

L’importance de faire des changements

Après avoir consulté les gens sur les causes et les problèmes qui empêchent une meilleure performance au travail, il est important d’être cohérent et de mettre en œuvre les changements.

Sinon, le sentiment qu’il s’agit d’une “farce” surgit souvent et les gens perdent leur motivation et deviennent réticents à collaborer lors d’occasions ultérieures.

Par exemple, les postulats de la philosophie Lean, qui consiste à éliminer tout ce qui n’est pas nécessaire et qui ne génère pas de valeur, peuvent être un bon moyen pour faire face aux changements de management.

Quelle que soit la voie que vous souhaitez suivre, vous devez également tenir compte de la réalité et de la culture d’entreprise, car certaines mesures ne sont pas toujours pertinentes ou possibles.